Pracownicy Uczelni planujący wyjazd służbowy za granicę, powinni złożyć podanie do Prorektora ds. Współpracy z Zagranicą. Podanie powinno być przygotowane na odpowiednio opracowanym wniosku na wyjazd (do pobrania w zakładce Pracownicy). Do podania należy dołączyć uzasadnienie wyjazdu oraz bardzo szczegółowo wskazać źródła finansowania wyjazdu. W przypadku, gdy wyjazd będzie finansowany ze środków statutowych katedry / środków na badania własne, konieczne jest potwierdzenie posiadania odpowiednich funduszy w Sekcji Badań Naukowych i Ekspertyz Gospodarczych.
Wniosek o wyjazd musi być podpisany przez kierownika katedry lub kierownika instytutu (w przypadku wyjazdów kierowników katedr).
Podania o wyjazd za granicę powinny być składane co najmniej na 14 dni przed planowanym wyjazdem. W przypadku złożenia wniosku o wyjazd tuż przed planowanym wyjazdem, pracownicy Centrum Współpracy Międzynarodowej nie mogą zagwarantować załatwienia wszelkich formalności (bilety, dewizy). W skrajnych przypadkach możliwe jest, że osoba zainteresowana nie otrzyma akceptacji prorektora przed terminem wyjazdu, co może być spowodowane koniecznością zasięgnięcia opinii osób trzecich (np. kwestora Uczelni).
Z otrzymanych środków należy rozliczyć się w ciągu 14 dni od powrotu z podróży służbowej.